Cuando una empresa como la tuya empieza a pensar en centralitas telefónicas, es natural que surjan dudas. ¿Me paso a la centralita en la nube o sigo con la tradicional central física? La elección no siempre es sencilla, y es probable que estés valorando varias opciones, pensando en cuál se ajusta más a las necesidades de tu negocio.
La centralita en la nube parece estar de moda, pero ¿es realmente lo que necesita tu empresa? O quizás, una central física sigue siendo la opción más adecuada.
Aquí vamos a analizar las ventajas y desventajas de cada una, basándonos en escenarios reales de empresas como la tuya, y te ayudaremos a tomar la decisión más informada, ya sea por costes, funcionamiento o mantenimiento.
Te guiaré paso a paso, sin tecnicismos innecesarios, para que puedas elegir con total confianza. La idea es que al final de este artículo tengas claro cuál opción se adapta mejor a tus necesidades y las de tu equipo.
¿Qué es una centralita en la nube y qué ventajas ofrece frente a una central física?
Probablemente ya has escuchado hablar de las centralitas en la nube, pero no todo el mundo sabe exactamente qué las diferencia de una centralita física. Así que, vamos a aclararlo para empezar de cero.
Centralita en la nube
Una centralita en la nube es, básicamente, un sistema telefónico online que no requiere de un hardware físico instalado en tu oficina.
Todo lo que necesitas es una conexión a internet, y las llamadas se gestionan desde plataformas basadas en la nube, como si fueran aplicaciones en línea. Todo está accesible desde cualquier dispositivo conectado: tu ordenador, móvil, o incluso una tablet.
¿Qué ventaja ofrece esto?
La principal ventaja es la flexibilidad. Puedes trabajar desde cualquier lugar con internet, lo que es ideal para equipos en remoto o empresas que tienen varias sedes. Si eres de las empresas que tienen empleados en distintos puntos o trabajan en proyectos temporales, la centralita en la nube es como tener tu oficina siempre lista para operar, sin importar dónde estés.
¿Qué más?
La escalabilidad es otra gran ventaja. Si necesitas añadir más usuarios, no tienes que preocuparte por comprar nuevos equipos o hacer una instalación compleja. Solo pagas por lo que usas y puedes ajustarlo según las necesidades del negocio.
Centralita física
Por otro lado, una centralita física requiere un hardware instalado en tu oficina, que gestiona las llamadas a través de cables y equipos fijos.
Esta opción es más tradicional, pero aún muchas empresas la prefieren por su fiabilidad y el control total que proporciona. La centralita física suele ser ideal para empresas que requieren gran volumen de llamadas y una infraestructura de comunicaciones sólida.
¿Cuándo elegir una sobre la otra?
Centralita en la nube: Ideal si tu equipo está disperso, trabajas en remoto o con proyectos temporales, o si prefieres no tener que gestionar hardware y equipos.
Central física: Mejor si tu empresa necesita una infraestructura sólida, no te importa el coste inicial y prefieres un control más tradicional sobre las comunicaciones.
¿Cómo afecta a tu empresa el coste y el mantenimiento de cada tipo de centralita?
Ahora que sabemos qué son, vamos a analizar los costes y el mantenimiento, dos factores clave para tomar una decisión.
Costes de la centralita en la nube
La centralita en la nube suele tener costes más bajos en cuanto a la inversión inicial. No necesitas comprar equipos caros ni contratar instaladores. Básicamente, pagas un precio mensual por el servicio que incluye mantenimiento, soporte técnico, y actualizaciones.
Además, no tienes que preocuparte por el mantenimiento físico de los equipos. Esto lo gestionan los proveedores de la centralita en la nube, lo que reduce los costes adicionales que podrían surgir por averías o actualizaciones en el hardware.
En resumen, con centralitas en la nube, tienes costes fijos bajos y sin sorpresas.
Costes de la centralita física
La centralita física, por el contrario, requiere una inversión inicial significativa. Tienes que pagar por los equipos, la instalación, el cableado y el mantenimiento. Además, si necesitas ampliar tu sistema, tendrás que comprar más hardware.
Los costes no terminan ahí: también debes tener en cuenta el mantenimiento continuo. Las averías o actualizaciones de la central física pueden salir caras y, si no tienes personal técnico, necesitas contratar a un experto para que se encargue de ello.
¿Qué es lo más rentable a largo plazo?
Si eres una pyme en crecimiento o tienes un equipo en remoto, la centralita en la nube puede ser la opción más rentable a largo plazo, especialmente si quieres evitar los gastos de mantenimiento constante.
Si tu empresa es grande, con una sede fija y un volumen de llamadas elevado, y no te importa hacer una inversión inicial más alta, una central física puede tener sentido a largo plazo, pero necesitarás prever los costes de mantenimiento.
¿Cuándo es recomendable optar por una centralita en la nube y cuándo por una central física?
Vamos a desglosar los escenarios más comunes en los que una opción o la otra tiene sentido. Imagina que estamos hablando directamente, como si estuviéramos asesorándote en tu empresa.
Centralita en la nube: La opción flexible para empresas dinámicas
Si tu empresa tiene equipos remotos o trabaja con un modelo híbrido, una centralita en la nube es la opción más adecuada. ¿Por qué? Porque una centralita en la nube te permite que todos los miembros del equipo estén conectados sin importar dónde se encuentren.
Ya sea que estén en casa, en una cafetería o de viaje por trabajo, todos pueden hacer y recibir llamadas como si estuvieran en la oficina, siempre que tengan conexión a internet.
Ahora bien, si estás experimentando un crecimiento rápido y tu equipo se está ampliando constantemente, la centralita en la nube también tiene ventajas claras.
A medida que tu negocio crece, puedes agregar nuevos usuarios sin complicaciones ni la necesidad de instalar nuevos equipos físicos. Solo pagas por lo que necesitas, y la escalabilidad es prácticamente ilimitada.
Centralita física: La solución sólida para empresas con necesidades específicas
Por otro lado, si tu empresa recibe un gran volumen de llamadas al día, puede que una centralita física sea lo más adecuado. Las centrales físicas están diseñadas para manejar grandes cantidades de tráfico de manera eficiente y estable.
Si trabajas en una industria como la atención al cliente o en un centro de llamadas, donde las comunicaciones son continuas y de alta demanda, la infraestructura fija de una central física puede ofrecerte la estabilidad que necesitas.
Además, si en tu empresa necesitas control total sobre las comunicaciones, una centralita física podría ser la opción que te dé la seguridad que buscas.
Al tener todos los sistemas en tus instalaciones, te aseguras de que tienes el control absoluto sobre el mantenimiento, las configuraciones y la seguridad, sin depender de terceros o de la infraestructura de la nube.
Ventajas según tipo de empresa: ¿qué solución se adapta mejor a tu negocio?
La clave para tomar la mejor decisión radica en entender qué tipo de empresa tienes y qué necesidades específicas de comunicación requiere tu equipo.
Empresas con equipos remotos o híbridos
La centralita en la nube es ideal. Permite que todos los miembros del equipo, sin importar en qué ciudad o país estén, puedan recibir llamadas, hacer transferencias, gestionar menús automáticos y más, todo desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Call centers o empresas con gran volumen de llamadas
Aquí la centralita física es más adecuada. Los sistemas físicos permiten una gestión más robusta de las líneas, especialmente si estás manejando cientos de llamadas al día y necesitas una solución sólida y estable.
Empresas pequeñas o en crecimiento
Si tu negocio está creciendo rápidamente y no quieres complicarte con costes adicionales de hardware o infraestructura, la centralita en la nube es la mejor opción. Además, su escalabilidad te permitirá añadir usuarios o funcionalidades adicionales a medida que lo necesites.
¿Cómo tomar la decisión correcta para tu negocio?
Elegir entre centralita en la nube o central física depende de tres factores clave:
- Número de usuarios: Si tu empresa tiene un equipo pequeño o híbrido, la centralita en la nube es más económica y flexible.
- Volumen de llamadas: Si manejas un gran volumen de llamadas, considera una central física, ya que está diseñada para soportar una carga alta sin problemas.
- Presupuesto y mantenimiento: Si prefieres no preocuparte por el mantenimiento y los costes fijos, la centralita en la nube es más sencilla y económica a largo plazo.
Solicitar propuesta de centralita
Ahora que conoces las diferencias, ventajas y escenarios ideales para cada tipo de centralita, es el momento de tomar una decisión.
Solicita una propuesta de centralita y cuéntanos más sobre tu empresa, tus necesidades y tu equipo. Te ayudaremos a encontrar la mejor solución para tu negocio, sea centralita en la nube o centralita física.
